📄 문서툴킷: 초안에서 완성본으로! 실무 제안서 다듬는 5단계

직장인의 제안서는 ‘센스’가 아니라 ‘구조’입니다.
처음에는 내용이 너무 많은 것 같고, 문장도 어색하게 느껴질 수 있어요. 하지만 몇 가지 핵심만 체크하면, 초안에서 완성본으로 충분히 다듬을 수 있습니다. 오늘은 실무에서 자주 쓰이는 제안서 초안을 5단계로 다듬는 실전 팁을 알려드릴게요.

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🪜 Step 1. 제목과 목차부터 정리하기

초안 체크리스트

• 제목이 너무 설명식이지는 않은가? → 예: “업무 효율 개선 방안” 대신 “OOO팀 효율 120%↑ 업무 프로세스 개편안”
• 목차가 ‘흐름’을 잘 보여주는가? → 기획 배경 → 문제 인식 → 개선안 → 기대효과 → 요청사항 순으로 구성

💡 Tip: ‘목차’만 정리해도 글의 구조가 눈에 들어옵니다.

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✍️ Step 2. 첫 장은 "한 장 요약"으로

예시

구분내용

제안명	업무 공유 플랫폼 도입 제안
배경	기존 이메일·메신저 병행 업무로 인한 이중 커뮤니케이션
제안 내용	노션/컨플루언스 도입 후 팀별 위키 관리
기대효과	업무 흐름 단일화, 신규 입사자 온보딩 속도 30% 개선
요청사항	5월 중 데모 진행 및 예산 승인

📌 회사 임원, 바쁘죠. 첫 장 요약이 있으면 전체 내용을 읽지 않아도 판단이 가능합니다.

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🧹 Step 3. 군더더기 문장 다듬기

초안 문장 예시

기존 시스템은 업무에 있어서 비효율적인 부분이 있었으며, 특히 커뮤니케이션에 많은 시간이 소요되었습니다.

다듬은 문장

기존 시스템은 커뮤니케이션에 시간이 많이 들고, 비효율적이었습니다.

자주 고치는 포인트

• '~에 있어서' → 빼도 문장이 깔끔
• '~하고자 합니다' → 실무 제안서에서는 '~합니다'로 단정 짓는 것이 더 명확함
• '~같습니다' → 수치나 근거로 대체

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🔍 Step 4. 표·그래프 적극 활용하기

텍스트보다 시각 자료가 임팩트를 줍니다.

Before

3개월간 고객 문의 28건 중 19건이 같은 유형이었습니다.

After (표로 표현)

구분문의 건수비율

A 유형	19건	68%
B 유형	6건	21%
기타	3건	11%

✅ 보고받는 입장에서 '한 눈에 보인다'는 것이 중요합니다.

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💬 Step 5. 마무리 장에는 ‘결정사항 요청’ 포함하기

예시 문구

• 본 제안이 승인될 경우, 5월 1주차까지 데모를 진행하고 관련 예산안을 제출하겠습니다.
• 타당성 검토 후, 부서장 미팅을 통해 진행 여부를 확정해주시면 감사하겠습니다.

💡 결정권자에게 ‘행동’을 요청하는 문장을 꼭 포함하세요. 그냥 "검토 부탁드립니다"는 너무 모호해요.

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🧩 마무리 요약

항목핵심 포인트

제목·목차	전체 흐름을 잡는다
한 장 요약	바쁜 리더를 위한 핵심 정리
문장 다듬기	간결하고 직설적인 표현 사용
시각 자료	숫자와 구조를 시각적으로 전달
요청사항	‘결정’을 유도하는 마무리

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제안서는 설득의 문서입니다.
감성을 얹기보다는 구조와 논리, 그리고 명확한 요청이 핵심이에요.
오늘 공유한 다듬기 5단계는, 파워포인트가 아닌 워드나 이메일 제안서 작성에도 똑같이 적용됩니다.
이번 주에 문서 하나 다듬으신다면, 꼭 적용해보세요!